Sommaire :


Organisation des services et de ses agents

La plateforme Déclaration Manifestations fonctionne selon le principe suivant :

Remarques :

Circuit global d'instruction

Il s'agit d'une notion essentielle pour le bon fonctionnement de la plateforme. Les circuits d'instruction proposés par la plateforme prennent en compte le cadre réglementaire et les pratiques opérationnelles constatées dans la plupart des départements.

Voici un schéma très simplifié pour illustrer le parcours d'un dossier au travers des différents services lors des demandes d'avis :

 Notion de "famille"

Chaque service consulté peut être complété par des sous-entités. Cet ensemble forme une "famille".

Au sein d'une famille :

Traditionnellement, les services suivants sont organisés en famille :

- Gendarmeries   GGD, EDSR, CGD, Brigades
- Pompiers   SDIS, Compagnies/Groupements, CIS, CODIS
- Polices   DDSP, Commissariats
- Conseils départementaux   Services territoriaux, services techniques
- Métropole   Services techniques, services déconcentrés

Toutefois, la plateforme permet de traiter les services centraux ou les états-majors en tant que services indépendants si nécessaire.
À l'inverse, certains services habituellement autonomes peuvent choisir une organisation en famille si cela est justifié.

 Interface de gestion des organisations

Chaque utilisateur peut visualiser sa (ou ses) organisation(s) depuis son profil (en haut à droite du menu principal). Ainsi, chacun peut visualiser en toute transparence la configuration actuelle de la plateforme relative au fonctionnement de son (ses) service(s).

L'interface présente :

Depuis son profil, si l'utilisateur est rattaché à un service habilité à administrer sa famille (et les administrateurs d’instance en Préfecture), alors l'agent peut accéder à l'interface de gestion complète permet d'effectuer des changements.

Avis & préavis

Dans un but de clarté :

= avis 

Service instructeur AVIS Service consulté

Les avis sont demandés par le service instructeur (Préfecture) à destination d'un service consulté pour obtenir son regard sur un dossier,
 

= préavis

Service consulté PRÉAVIS Service(s) interne(s)

Les préavis sont demandés en interne au sein d'une famille par le service en charge de la demande d'avis du service instructeur pour obtenir le regard d'une ou plusieurs de ses sous entités,

Service interne PRÉAVIS Service(s) interne(s)

ou bien demandés par une sous entités à une ou plusieurs autres sous entités

Les préavis restent visibles qu'au sein de la famille. Le service instructeur n'y a pas accès. Ils servent à rédiger l'avis définitif qui sera rendu pour le compte de la famille au service instructeur.

 Les interactions

Voici la liste des interactions disponibles entre deux services consultés au sein d'une même famille. Ces interactions définissent le rôle des uns vis-à-vis des autres dans le cadre du traitement des demandes d'avis émis par le service instructeur et des préavis émis entre les entités d'une même famille.

...A... peut interroger ...B... Interactions à double sens

Le service A peut demander un préavis au service B afin d'obtenir son regard sur un dossier.
Cette interaction implique une réponse du service B vers le service A.

C'est l’interaction la plus simple et la plus utilisée.

...A... peut mandater ...B... Interactions à sens unique

Le service A ayant reçu une demande d'avis de la part du service instructeur, il peut décider, s'il le souhaite de déléguer le traitement de cette demande d'avis au service B.
Cette interaction n'implique par de retour du service B vers le service A. Il est important de veiller à ce que le service B puis rendre l'avis ou l'adresser à un autre service qui pourra poursuivre le traitement jusqu'au rendu de l'avis au service instructeur.

Pour confier le traitement de l’avis à un autre service. Ne fonctionne pas avec les préavis.

...A... peut adresser son avis ou son préavis à ...B... Interactions à sens unique

Après avoir rédigé un avis ou un préavis, le service A l'adresse au service B afin de poursuivre le traitement (pour une validation par exemple).
Cette interaction n'implique par de retour du service B vers le service A. Il est important de veiller à ce que le service B puis rendre l'avis ou l'adresser à un autre service qui pourra poursuivre le traitement jusqu'au rendu de l'avis au service instructeur.

Pour permettre à un autre service de poursuivre/terminer le traitement d’un avis.

Des habilitations spécifiques peuvent également être définies. Elles sont détaillées dans la page :  Configuration des services consultés

 Schéma du circuit de consultation des services

Pour faciliter la personnalisation du circuit de consultation de chaques services pour lesquels cela serait nécessaire, nous vous mettons à disposition un document intitulé "Détail des circuits de consultation des services".

Ce document a pour but de :

Les pages 1 à 6 présentent de la documentation.

De la page 7 à 13, veuillez conserver celle qui se rapproche le mieux à votre propre organisation, puis adaptez-la selon vos besoins.

Enfin transmettez le document à la Préfecture afin d'obtenir une validation de la faisabilité.

Fichier LibreOffice éditable Fichier PDF

 

 

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